Văn phòng không chỉ đơn giản là nơi làm việc của toàn thể cán bộ, công nhân viên trong một doanh nghiệp bất kỳ mà nơi đó còn thể hiện giá trị thương hiệu của doanh nghiệp. Vì thế, bên cạnh việc không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng về chuyên môn, doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến thiết kế văn phòng làm việc đẹp nhằm khẳng định vị thế của mình cũng như tạo niềm tin cho khách hàng trong quá trình phát triển.

"Văn phòng" khi hiểu theo nghĩa hẹp là để chỉ nơi làm việc, còn nếu theo nghĩa rộng hơn thì đó là bộ máy điều hành toàn bộ các công việc của một cơ quan. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, quy mô và tổ chức của công ty mà văn phòng làm việc có thể phụ trách các phần công việc khác nhau.

1. Vai trò một văn phòng làm việc đẹp trong tổ chức nói chung

Văn phòng làm việc được ví như một trung tâm dịch vụ hỗ trợ mọi khả năng cho việc hoàn thành các chức năng chính của một công ty bởi các phòng ban, bộ phận khác nhau đảm nhiệm. Một số vai trò chủ yếu của văn phòng được biết đến là:

• Là trung tâm tiếp nhận và truyền đạt thông tin đến các bộ phận khác trong công ty, phối hợp cùng nhau thực hiện quy trình hoạt động của công ty đó.
• Là cánh tay đắc lực của các quản lý cấp cao trong doanh nghiệp. Hỗ trợ mọi điều kiện để thực hiện chính sách quản lý cũng như hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ đề ra.
• Là trung tâm hoạch định và kiểm soát hoạt động thường xuyên các hạng mục công việc về chỉ tiêu, định mức, quy trình làm việc,....
• Là trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban còn lại trong các hoạt động hoặc khi có dự án chuyên biệt,....

Thông qua những vai trò kể trên, văn phòng chính xác là bộ phận cần phải được đầu tư hết mức về điều kiện làm việc và cơ sở vật chất - hạ tầng kỹ thuật nhằm đảm bảo công việc của mọi nhân viên diễn ra hiệu quả. Ở nhiều công ty lớn trên thế giới, họ sở hữu hệ thống mạng lưới văn phòng mạnh mẽ và đông đảo nên các kiểu văn phòng làm việc đều có sự quan tâm về mặt thiết kế nhằm tạo nên nét đặc trưng riêng biệt cho văn phòng đó nói riêng và cả doanh nghiệp nói chung.

2. Tầm quan trọng của thiết kế văn phòng đẹp đối với doanh nghiệp

Không chỉ là một nơi để nhân viên làm việc hàng ngày, văn phòng công ty có thể là nơi nghỉ ngơi, khích lệ nhân viên sau những giờ làm việc căng thẳng. Mặt khác, nó còn có vai trò quan trọng trong việc xây dựng hệ thống nhận diện thương hiệu của mỗi doanh nghiệp.

2.1. Văn phòng làm việc tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng của mình

Với sự chú trọng đến thiết kế văn phòng làm việc hiện đại, văn phòng của bạn giờ đây không còn bao quanh bởi những bức tường khô khan. Bạn hoàn toàn có thể biến chúng thành tác phẩm nghệ thuật đúng nghĩa tùy vào tính chất hoạt động lẫn chi phí bỏ ra để sửa sang văn phòng làm việc. Chắc hẳn bất cứ nhân viên nào cũng đều mong muốn được làm việc trong một không gian rộng mở và cực kỳ thoải mái để họ thỏa sức sáng tạo, không gò bó, không áp lực nhằm tập trung hoàn thành tốt công việc của mình.

Nhiều người vẫn thường ví von rằng văn phòng là "ngôi nhà thứ 2" của họ không hẳn là nói đùa. Điều đó cho thấy mức độ tận hưởng không gian làm việc và sự gắn kết giữa các nhân viên với một công ty. Hãy tận dụng và phát huy điều đó.

Đối với những công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia, họ đều cố gắng tạo ra môi trường làm việc thật thân thiện, cởi mở và tạo nên cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi người với tham vọng xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức phấn đấu cho mục tiêu của doanh nghiệp.

2.2. Văn phòng là "bộ mặt" của một doanh nghiệp, góp phần tạo dựng nên thương hiệu

Văn phòng làm việc, vượt lên hẳn những ý nghĩa thông thường, nó đóng một vai trò là "bộ mặt" của cả một tập thể, công ty. Khi có khách hàng hoặc đối tác đến tham quan và làm việc tại đây, điều gây ấn tượng đầu tiên cho họ chắc chắn là thiết kế văn phòng làm việc hiện đại, chỉn chu mà công ty bạn dày công xây dựng. Nói cách khác, văn phòng làm việc phải được thiết kế sao cho thể hiện được toàn bộ phong cách, cá tính doanh nghiệp, góp phần không nhỏ cho việc giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của bạn.

Cùng với các yếu tố khác làm nên thương hiệu như: Tên doanh nghiệp (đầy đủ và rút gọn), logo doanh nghiệp, name card, website doanh nghiệp,… văn phòng làm việc là một yếu tố điểm nhấn quan trọng trong hệ thống nhận diện thương hiệu của một tổ chức nào đó. Ta có thể bắt đầu từ việc hệ thống lại toàn bộ thiết kế, trang trí văn phòng theo kiểu thống nhất với màu sắc chủ đạo của thương hiệu. Việc sử dụng nội thất văn phòng làm việc cũng đều cần phải tuân theo quy tắc nhất định mới có thể tạo nên một hệ thống nhận diện thương hiệu vững mạnh, chặt chẽ và xuyên suốt. Mỗi một nhân viên làm việc trong văn phòng cũng sẽ trở thành một viên gạch xây nên nét văn hóa đặc sắc mang đậm bản sắc doanh nghiệp khi chúng ta đã có kế hoạch thực hiện cụ thể.

*Các hình ảnh trên đều được chụp tại Công ty TNHH Đầu tư Mamsell Quốc tế*